Что делать если потерялась трудовая книжка

tk.jpg

Сотрудник потерял трудовую книжку: что делать?

Что делать, если потерял трудовую книжку сам работник? В таком случае согласно п. 31 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», утвержденных правительственным постановлением № 225 от 16.04.2003 г., работнику при утере трудовой книжки выдается ее дубликат. Для его оформления необходимо документальное подтверждение о работе на прошлых рабочих местах. Сбором необходимых документов работнику придется заниматься самостоятельно.

Весь процесс состоит из нескольких последовательных этапов:

1.Собрать документы, подтверждающие предыдущие места работы (копии приказов о приеме, переводе, увольнении; справки о периоде труда, трудовые контракты, выписки из лицевого счета застрахованного гражданина и пр.).

2.Подать работодателю заявление об утере трудовой книжки с просьбой об оформлении ее дубликата.

3.Проставить в новой трудовой книжке печати и подписи прошлых работодателей.

Заявление следует писать на имя руководителя фирмы или иное ответственное лицо по последнему месту работы. К примеру, в крупной компании таковым является начальник кадрового отдела. Передается заявление через сотрудника отдела кадров, секретаря, бухгалтера, а в небольшой организации – напрямую директору.

Если утеряна трудовая книжка в период временного отсутствия работы, обратиться также следует к последнему работодателю. На выдачу нового документа дается 15 дней с момента подачи заявления. После получения книжки необходимо посетить бывшие места работы с просьбой о проставлении соответствующих отметок, печатей.

Заявление об утере трудовой книжки: образец

Составить заявление несложно самостоятельно, воспользовавшись образцом. Порядок оформления следующий:

В верхней части указываются сведения об адресате (должность, ФИО руководителя, наименование фирмы) и заявителе (свои ФИО и должность).
Посередине листа пишется наименование документа: «заявление».
С новой строки излагается факт утери без объяснения причин происшествия и просьба о том, чтобы работодателем была оформлена новая трудовая книжка взамен утерянной. Если заявление пишется при поступлении на новую работу, важно сослаться на ч. 5 ст. 65 ТК РФ об обязанности нового работодателя выдать новый документ.
В заключительной части ставится подпись заявителя с расшифровкой.

Образец

zayavlenie.jpg

Если трудовая книжка утеряна работником и ему не удается найти прошлых работодателей, следует обратиться к их возможным правопреемникам, к примеру, если предприятие реорганизовано. При отсутствии таковых идти нужно в территориальный архив по юридическому адресу предыдущего работодателя. Если и здесь ничего не найдется, то для восстановления трудового стажа остается только обращение в суд с имеющимися доказательствами: документами, показаниями свидетелей (к примеру, бывших коллег).

Итак, что делать, если трудовая книжка утеряна работником, понятно: собирать документы о стаже и писать заявление. Но бывает так, что ее потеряли на работе и не могут выдать при увольнении.

Работодатель потерял трудовую книжку работника: что делать?

В этом случае необходимо подать работодателю письменное заявление о выдаче дубликата. Остальные хлопоты по восстановлению сведений закон возлагает на предприятие. Однако, в реальности здесь возможны два исхода событий:

1.Признание работодателем своей вины и его самостоятельная с содействием в новом трудоустройстве: выдачей характеристики на работника, копии трудового контракта, справки об утере трудовой книжки.

2.Сопротивление работодателя и попытка уйти от ответственности.

В первой ситуации все понятно. Если же работодатель потерял трудовую книжку, что делать в случае его недобросовестности? Выход один – обращение в суд за восстановлением документа, а также получением материальной и моральной компенсации.

Справка при утере трудовой книжки: образец

Документ оформляется в свободной форме на фирменном бланке с проставлением обязательных реквизитов. Его содержание может выглядеть следующим образом:

spravka.jpg

Работодатель потерял трудовую книжку: ответственность

Предприятие отвечает за сохранность кадровой документации. Если работодатель потерял трудовую книжку работника, ему лучше самостоятельно восстановить ее, взяв на себя финансовые и временные затраты. Содействие сотруднику в этом вопросе является не правом работодателя, а его прямой обязанностью.

Если работодатель потерял трудовую книжку и не смог восстановить ее до увольнения, он должен оплатить сотруднику заработок за весь период задержки. Без этого документа официально устроиться на новую работу не удастся, поэтому виновник потери обязан компенсировать человеку вынужденные прогулы в связи с невозможностью трудоустройства.

Утрата трудовой книжки работодателем грозит и привлечением к административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства. Таким образом, отказ от выдачи дубликата трудовой книжки влечет следующие наказания:

для ИП – предупреждение либо штраф 1-5 тысяч рублей;
штраф за утерю трудовой книжки работодателем – юридическим лицом составляет 30-50 тысяч рублей.

За повторное нарушение законодательством предусмотрены еще более жесткие санкции.

Итак, основная сложность в вопросе о том, что делать при утере трудовой книжки, заключается в восстановлении сведений о рабочем стаже с прошлых мест работы. Обязанность произведения всех действий, связанных с этим, возлагается на виновное лицо: гражданина или его работодателя.

"Отдел кадров", 2008, N 1

Если работник потерял трудовую книжку

Согласно ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, должно предъявить работодателю трудовую книжку. Она является основным документом, содержащим всю информацию о трудовом стаже работника, приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышении квалификации, поощрениях и награждениях, об увольнении с указанием причин и ссылок на статью ТК РФ.

Однако на практике нередко возникают ситуации, когда при устройстве на работу сотрудник заявляет, что потерял трудовую книжку. Или она находится в плачевном состоянии: порвана, обгорела, испачкана и т.п. Как поступить в данной ситуации? Завести новую или оформить дубликат? Какие сведения следует заносить в дубликат? Какие документы в таком случае подтверждают трудовой стаж?

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ). Ее форма, порядок ведения и хранения, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей установлены следующими нормативно-правовыми актами:

– Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее – Инструкция);

– Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее – Правила).

В случае отсутствия трудовой книжки у лица, принимаемого на работу, можно поступить следующим образом:

1) завести новую трудовую книжку;

2) оформить дубликат.

Заводим новую трудовую книжку

Статья 65 ТК РФ предусматривает, что, если у лица, поступающего на работу, отсутствует трудовая книжка в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.

Как видно из содержания приведенной нормы, в данном случае закон возлагает обязанность по оформлению работнику трудовой книжки именно на нового работодателя. При этом оформление новой трудовой книжки не зависит от причины ее отсутствия. Главное, чтобы работник написал заявление с просьбой завести новую с указанием причины отсутствия прежней (утрата, хищение, повреждение и т.п.).

Вносить сведения о предыдущих местах работы новый работодатель не имеет права, так как по действующим правилам их можно внести только в дубликат, а не в новую трудовую книжку.

Если же сотрудник хочет восстановить записи о прошлой работе, то нужно разъяснить ему, что в соответствии с п. 31 Правил лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Именно этот работодатель и выдает бывшему работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

В Правилах ничего не говорится о том, в какой срок после увольнения работник может обратиться за дубликатом, также ничего не сказано и о количестве таких обращений. Кроме этого, работник вправе самостоятельно решить, какое место своей работы он считает последним, и может обратиться за выдачей дубликата как по последнему, так и предпоследнему месту работы даже через несколько лет после увольнения.

Согласно п. 7.2 Инструкции работодатель обязан оказать помощь бывшему работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы. Однако форма подобной помощи не установлена. Это может быть как полностью самостоятельный сбор информации по трудовому стажу работника, так и содействие в написании писем-запросов.

Записи о трудовом стаже в дубликате работника могут быть созданы на основании двух групп документов:

– документов, подтверждающих его трудовой стаж до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица;

– документов, подтверждающих его страховой стаж после регистрации в качестве застрахованного лица в ПФР.

До регистрации гражданина в ПФР в качестве застрахованного лица стаж подтверждается документами, перечень которых содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее – Правила подсчета). Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме этого, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению" (далее – Постановление N 192п), поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.

После регистрации гражданина в качестве застрахованного лица периоды работы и (или) иной деятельности подтверждаются документами о внесении соответствующих обязательных платежей, выдаваемыми в установленном порядке территориальным органом ПФР на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета (п. 34 Правил подсчета).

Таким образом, сведения, содержащиеся в Выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5 утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.

В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР либо Минздравсоцразвития и при отрицательном ответе о возможности использования данных выписки для оформления дубликата. Дубликат трудовой книжки данного работника будет содержать только информацию из имеющихся у него документов.

Если ваша организация оказалась последним местом работы и к вам обратился бывший работник с просьбой об оформлении дубликата трудовой книжки, то вам нужно поступить следующим образом.

Прежде всего делается запись в графе 3 раздела "Сведения о работе" об общем и/или непрерывном трудовом стаже работника, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организаций, периодов работы и должностей работника. Если у него есть документы, содержащие информацию об отдельных периодах работы в прошлом, то она заносится в дубликат так же, как и при заполнении оригинала.

В графе 2 указывается дата приема на работу, а в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, специальность, профессия с указанием квалификации, а также сведения о переводе на другую постоянную работу у того же работодателя.

Затем в графе 2 пишется дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

Потом в графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Никакими подписями и печатями записи не заверяются. Справки или иные документы, на основании которых оформляется дубликат, должны быть возвращены работнику. В кадровой службе остаются копии этих документов.

Кроме записи о работе в предпоследних организациях, необходимо внести информацию о работе и награждениях в той организации, которая восстанавливает трудовую книжку (см. образец на с. 28).

Сведения о работе

Сведения о приеме на работу,
переводе на другую постоянную
работу, квалификации, увольнении
(с указанием причин и ссылкой
на статью, пункт закона)

Наименование,
дата и номер
документа,
на основании
которого внесена
запись

Потеря трудовой книжки – крайне неприятное обстоятельство. Что делать, если работник потерял трудовую книжку, как её восстановить? Эти вопросы волнуют тех, кто оказался без трудовой книжки. В любом случае оформление дубликата трудовой книжки или выдачу новой должен делать работодатель. О том, что и как надо делать в случае утери трудовой книжки, вы узнаете из нашей статьи.

Что делать, если работодатель потерял трудовую книжку

К сожалению, такое случается. Работодатели иногда теряют трудовые книжки работников. Что делать в такой ситуации? Это зависит от того, при каких обстоятельствах произошла утеря или утрата трудовой книжки.

Утеря трудовой книжки по вине работодателя

Если трудовая книжка работника утеряна по вине работодателя (случайно уничтожена, потеряна при переезде и т.п.), то работодатель незамедлительно должен оформить работнику дубликат трудовой книжки и внести в нее записи в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

В дубликат трудовой книжки работодатель должен внести:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на работу к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждениях и поощрениях, которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Нет особых сложностей с выдачей дубликата, если сотрудник до поступления к работодателю, который потерял его трудовую книжку, нигде не работал. Работодатель просто заполняет новый бланк трудовой книжки с указанием «Дубликат» и записывает себя как единственного работодателя.

Но как сделать дубликат для сотрудника, который до прихода к этому работодателю работал в других местах?

При наличии у работника документов, подтверждающих факт своей трудовой деятельности в других организациях, записи в дубликате делаются на основании этих документов. Если же у работника таких документов не окажется, то работодатель обязан ему помочь в их получении, например, отправив запросы прежним работодателям.

Массовая утрата трудовых книжек: что делать

Иногда в результате чрезвычайных ситуаций (пожара, стихийного бедствия и т.п.) происходит массовая утрата трудовых книжек работников. В таких случаях дубликаты трудовых книжек оформляются работодателем на основании акта специальной комиссии по установлению стажа, которая создается органами власти субъектов РФ. Эта комиссия устанавливает факты и периоды работы, сведения о профессии (должности) работников у данного работодателя по имеющимся у работодателя и работников документам (по приказам о приеме на работу, по трудовым договорам, по копиям трудовых книжек или выпискам из них), а при отсутствии документов — на основании показаний двух и более свидетелей. Комиссия также помогает получить документы о трудовой деятельности работников у бывших работодателей.

Если документы не сохранились, для подтверждения стажа, в том числе установленного по свидетельским показаниям, работнику придется обращаться в суд.

На практике при оформлении дубликата трудовой книжки наибольшие проблемы возникают с установлением периодов работы, профессии (должности) работников у бывших работодателей, особенно при частой смене места работы и истечении значительного времени после увольнения. Поэтому работникам нередко для подтверждения трудового стажа приходится обращаться в суд.

В связи с этим рекомендуется получать у каждого работодателя копии документов, связанных с работой. Также для получения необходимых сведений о стаже можно обратиться, в частности, в соответствующий архив.

Потерял трудовую книжку. Что делать при утере?

Бывает так, что сами работники теряют свои трудовые книжки. Что делать, если это произошло? Это зависит от того, когда потеряна трудовая книжка.

Потеря трудовой книжки в период работы

Работник может потерять трудовую книжку в период работы, но когда она находилась у него на руках. А это может быть в случае, если работодатель выдал работнику трудовую книжку на руки для целей, например, назначения или перерасчета пенсии территориальным органом ПФР.

Если в этот период работник потерял трудовую книжку, то для оформления ее дубликата он должен обратиться к работодателю, у которого трудится, с заявлением и просьбой о выдаче дубликата трудовой книжки.

Работодатель должен выдать работнику дубликат не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3, прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

Потеря трудовой книжки после увольнения

По общему правилу трудовая книжка выдается работнику на руки в день его увольнения (последний день работы).

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, еще не устроившись на новую работу, то он должен обратиться к работодателю по последнему месту работы с письменным заявлением об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утерей. Оформить дубликат бывший работодатель должен в течение 15 дней со дня подачи заявления.

Оформление дубликата трудовой книжки работодателем производится в том же порядке, что и для случая потери трудовой книжки работником в период работы.

Если работник, поступающий на работу, не стал восстанавливать утерянную им трудовую книжку, то работодатель обязан оформить не дубликат, а новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новую трудовую книжку работодатель может занести только информацию о выполняемой у него работе, а также о работе по совместительству (по желанию работника) и некоторых других периодах, в частности о периоде военной службы.