Ходатайство о поощрении сотрудника образец

Представление на премию сотрудников – образец этого документа приведен в нашем материале – необходимо для ситуаций, когда премия является разовой, связанной с каким-либо нерегулярно возникающим событием.

Варианты премирования

Оплата труда у каждого конкретного работодателя может формироваться из нескольких составных частей (ст. 129 ТК РФ):

• самой зарплаты, предназначенной для оплаты выполняемых трудовых обязанностей;
• доплат, компенсирующих работу в определенных условиях труда;
• стимулирующих выплат, направленных на поощрение трудовых достижений.

Состав применяемой системы оплаты за труд фиксируется в специальном внутреннем нормативном акте работодателя (положении об оплате труда или коллективном договоре). В этом же документе или в отдельном, именуемом положением о премировании (или о стимулирующих выплатах), записываются правила назначения и выплаты премий (ст. 135 ТК РФ). Для отдельных работников, премирование которых происходит в индивидуальном порядке, эти правила могут быть внесены в трудовые договоры с ними.

Когда стимулирующие выплаты входят в систему оплаты труда, они имеют регулярный характер и выплачиваются с определенной периодичностью за определенные показатели. К их числу относятся, например, премии ежемесячные, ежеквартальные, ежегодные, на которые право у работника возникает, если:

• работодателем достигнуты определенные финансовые показатели, дающие возможность осуществить выплату премиальных;
• работником выполнены все условия, при которых он может претендовать на получение премии;
• отсутствуют причины для лишения работника возможности получить премию.

Вместе с тем система оплаты труда может предусматривать и выплату премий разового характера, которые будут связываться с определенными нерегулярно возникающими событиями. К ним возможно отнесение событий как связанных с достижениями в трудовой деятельности, так и не связанных с ней. В число последних входят, например, премии к юбилеям, праздничным датам.

Если разовая премия не предусмотрена системой оплаты труда, это послужит для работодателя поводом не учитывать ее в затратах, а отнести в прочие расходы, которые нельзя будет учесть в базе по налогу на прибыль. Но для работника она все равно войдет в его доход и будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами на общих основаниях.

О том, как разовые премии учитывают в расчете среднего заработка, читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Когда нужна служебная записка о представлении сотрудника на премию

Регулярные премии, предусмотренные системой оплаты за труд, не требуют оформления каких-либо дополнительных документов для рассмотрения вопроса о премировании сотрудника. Процедура назначения и выплаты таких премий уже предусмотрена внутренним нормативным актом о премировании.

Но для разовых нерегулярно выдаваемых премий требуется уточнение ряда показателей, существенных для премирования:

• повода для выплаты;
• круга премируемых лиц;
• периода, к которому будет относиться премия;
• формы премирования;
• размера премиальных.

Право принятия окончательного решения о выплате премии — как регулярной, так и нерегулярной — все равно остается за руководителем организации. Только в первом случае он утверждает итоги распределения премиального фонда, а во втором должен принять решение о выплате или невыплате премии.

О том, как определяют сроки выплаты премий, читайте в материале «Как осуществлять выплаты премии с 3 октября 2016?».

Как оформить представление на премию: образец

Представление на премию, которое можно также именовать ходатайством о премировании или служебной запиской о представлении на премию, составляется в произвольной форме и может быть оформлено сразу на нескольких работников. Составляет представление обычно руководитель того подразделения, в котором трудится работник. Но оно может быть подано и иным лицом. Например, работником отдела кадров.

Представление адресуется руководителю организации, принимающему решение о выплате премии. В нем обязательно указывают должность и Ф. И. О. лица, подающего этот документ.

В основной части представления излагают суть обращения: в связи с чем, кого (должность и Ф. И. О.), за какой период, в какой форме и каком объеме предлагается премировать. Дополнительно здесь могут быть приведены:

• характеристика деловых качеств работника;
• указание на дополнительные мотивы поощрения;
• сведения о стаже работы у этого работодателя;
• отметка отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.

В заключительной части представление должно содержать подпись лица, подающего этот документ, с расшифровкой подписи. Обязательно наличие даты составления.

Образец служебной записки о представлении на премию можно увидеть на нашем сайте.

Итоги

Составление служебной записки о представлении на премию потребуется при необходимости выплаты разовой премии нерегулярного характера как входящей в систему оплаты труда, так и назначаемой за пределами этой системы. В представлении, адресуемом руководителю организации, указывается круг премируемых лиц и приводятся значения показателей, необходимых для назначения премии (повод, период, форма и размер).

Сотрудники, выполняющие свои трудовые обязанности с особым усердием, не должны оставаться незамеченными администрацией предприятия. Различного рода поощрения позволяют стимулировать их для поддержания высокого рабочего темпа, а также показывают остальному коллективу, что руководство проявляет внимание к своим сотрудникам. Не всегда поощрения имеют материальную форму, и награждение как раз этот случай.

О понятии и основаниях

Сотрудники, отличившиеся в работе, могут поощряться своими работодателями с помощью различных способов. Одним из таких является награждение почетной грамотой. Порядок таких поощрений должен регулироваться внутренними нормативными актами организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

При рассмотрении специфики награждений сотрудников необходимо опираться на следующие понятия:

1. Ходатайство. Это документ, выражающий определенную просьбу. В рассматриваемом нами случае ходатайство призвано убедить руководство организации поощрить отличившегося сотрудника.
2. Почетная грамота – это моральная форма поощрения отдельных сотрудников и коллектива трудящихся. Награждение почетными грамотами позволяет выделить особо отличившихся сотрудников из всего коллектива, укрепляет трудовую дисциплину в организации и стимулирует работников на добросовестный труд.
3. Заявление – это обращение, передающее информацию о точке зрения заявителя по какому-либо вопросу.

Поскольку почетная грамота считается наивысшим знаком поощрения, в документе обязательно должны быть указаны основания для награждения, которые в свою очередь должны побудить администрацию предприятия выделить отдельного сотрудника среди остальных.

Разберем, в каких случаях отличившегося сотрудника могут наградить почетной грамотой:

Основания для награждения

Особенности Перевыполнение плана или ударный труд.

Сотрудник может показывать высокие результаты труда постоянно, либо отличиться один раз. Примерами такого отношения к своей работе могут послужить высокие показатели при продаже товаров, перевыполнения плана при производстве или отличные результаты в сфере услуг.

Способствование развитию организации, высокий вклад при разработке важных проектов.

Отличившиеся сотрудники могут вывести компанию на новый уровень в бизнесе, расширить список предоставляемых услуг или товаров, отличиться в работе над важными проектами. Многолетний добросовестный труд в организации.

Работники, прошедшие долгий рабочий путь в отдельно взятой организации, ответственно исполнявшие свои обязательства, и не имеющие дисциплинарных взысканий могут рассчитывать на поощрение со стороны работодателя.

Исключительные заслуги перед организацией.

Примером может послужить выполнение особо важного и сложного задания (заключение крупной сделки, выполнение поручения).

При наличии вышеописанных оснований непосредственный начальник структурного подразделения организации может ходатайствовать руководству о поощрении сотрудника, находящегося в его подчинении.

Правовая база и форма документа

Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатели имеют право поощрять сотрудников, которые добросовестно исполняют свои обязанности. Согласно статье 191, предусматриваются следующие виды поощрений:

• премирование;
• объявление благодарности (благодарственное письмо);
• представление к почетному званию;
• награждение ценными подарками;
• награждение почетной грамотой.

Приказ о поощрении работников имеет унифицированную форму № Т-11, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года.

Как написать ходатайство о награждении

Разберем стандартную структуру ходатайства о награждении сотрудников:

1. В шапке документа необходимо отметить, кому подается прошение, и кто его составил. Другими словами указывается директор организации и непосредственный начальник поощряемого сотрудника.
2. Далее пишется название документа – Ходатайство о награждении сотрудника.
3. В основной части документа необходимо указать, кто из работников отличился, и какие основания для награждения имеют место.
4. Далее указывается список приложений к ходатайству, например документы, подтверждающие наличие оснований для поощрения.
5. В конце документа ставится дата составления и подпись заявителя.

О порядке подачи ходатайства о привлечении соответчика читайте в статье.

При составлении ходатайства необходимо придерживаться следующих рекомендаций:

• излагая свои мысли, следует использовать официально-деловой стиль;
• необходимо использовать только проверенные образцы ходатайств;
• при описании заслуг работника рекомендуется также перечислить его личные и профессиональные качества;
• оформляя документ, не следует отступать от вышеописанной структуры.

Почетной грамотой

Грамота, как способ поощрения сотрудника, может:

• иметь локальный характер и выдаваться от предприятия, где трудится гражданин;
• выдаваться государственными органами.

В случае особых заслуг не только перед отдельно взятым предприятием, а перед всей отраслью в целом, руководство отличившегося сотрудника может подать ходатайство в администрацию города или соответствующее Министерство.

Благодарственным письмом

Поощрение сотрудника может осуществляться путем направления ему благодарственного письма. Этот документ, так же как и грамота содержит официально выраженную благодарность предприятия за имеющиеся заслуги.

Письмо должно заверяться печатью организации и подписью руководителя. Ходатайство при этом должно содержать просьбу о награждении сотрудника именно благодарственным письмом.

С целью обеспечить повышение производительности работников или поощрить их за особые достижения в труде, наниматели разрабатывают локальную систему премирования подчиненных. На этом основании начальники производственных подразделений могут подавать управленцу ходатайства о поощрении работников, поэтому в кадровом отделе должен иметься образец этого документа.

Особенности премирования сотрудников в компании

Исходя из ст. 129 ТК РФ, под премией понимается особое вознаграждение сотрудника, носящее поощрительный или стимулирующий характер. Также важно отметить, что трудовое законодательство РФ не обязывает нанимателей обеспечивать подчиненных дополнительными выплатами. Наличие системы премирования на предприятии является полной инициативой управленца. Так, ст. 135 ТК РФ регламентируются основания для выдачи премий, порядок и периодичность проведения рассматриваемой процедуры. При этом, ст. 135 ТК РФ также однозначно указывает на то, что все особенности выплат подобных сумм находятся в компетенции администрации фирмы.

Справедливо также утверждать, что законодатель не устанавливает жестких рамок процесса премирования. Исключениями являются частные сферы производственной деятельности, например, ПП РФ № 708 от 21.09.2000г. «Об Уставе сотрудников рыболовного промысла».

Все аспекты премирования на конкретном предприятии регулируются локальным актом — Положением о премировании сотрудников. В нем отражается порядок и особенности обеспечения подчиненных финансовым поощрением с учетом особенностей бизнес-деятельности компании. Помимо этого, положения о поощрении работников могут отражаться в коллективном соглашении, Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также индивидуальном контракте с субъектом.

Виды поощрений сотрудников компании

В ст. 191 ТК РФ приводится следующий перечень возможных видов дополнительного вознаграждения сотрудников:

• официальное письмо с выражением благодарности;
• представление конкретного субъекта к званию почетного сотрудника или лучшего работника месяца (квартала, года);
• предоставление лицу, достигшему выдающихся результатов в работе, ценных подарков;
• выдача работникам почетных грамот;
• премирование субъектов в соответствии с установленным на предприятии порядком.

При этом наниматель может утверждать любые иные способы поощрения. С этой целью управленцу необходимо закрепить новый способ вознаграждения в одном из локальных нормативов, перечисленных выше (ПВТР, коллективное соглашение или Положение о премировании сотрудников).

Также законодатель обеспечивает самостоятельность нанимателей в определении оснований для материального поощрения и награждения подчиненных. Существуют два основных варианта предоставления премиальных сумм:

1. Премирование подчиненных на регулярной основе, исходя из особенностей системы оплаты трудовой деятельности (например, ежемесячные премии). В трудовом контракте гражданина прописывается порядок обеспечения средствами, их объемы и периодичность фактического предоставления. При этом, подобные выплаты не будут носить поощрительный характер, так как являются частью общего заработка лица. То есть, такая премия рассматривается, как обязательная выплата, и должна обеспечиваться сотруднику вместе с зарплатой.
2. Премиальная выплата единовременного характера. Предполагается, что дополнительное поощрение обеспечивается сотрудникам ввиду наступления праздничных дат, достижения выдающихся производственных показателей, при выполнении особых заданий социального значения и т.д. Данный вариант премирования носит поощрительный характер.

Управленец может закрепить в Положении о премировании или коллективном соглашении либо один из рассмотренных вариантов, либо оба.

Основания для составления ходатайства о поощрении сотрудника

Прежде чем назначать подчиненному материальное поощрение, управленец должен четко обозначить основание для этого. Так, на руках у руководителя компании должно быть соответствующее заявление от непосредственного начальника того подразделения, в котором трудится субъект. С этой целью в кадровом отделе заранее должен иметься образец ходатайства о премировании сотрудников.

К наиболее популярным причинам, согласно которым награждают сотрудников, можно отнести следующее:

• Сотрудник качественно исполнил ряд своих должностных обязанностей в определенный временной период. В этом случае характерны выплаты годовых или квартальных премий. Они носят стимулирующий характер и отражают стремление управленцев укрепить трудовую дисциплину, а также повысить показатели производительности подчиненных;
• субъект добился выдающихся результатов в трудовой деятельности. В подобных обстоятельствах премиальные суммы обеспечиваются в качестве дополнения к основной зарплате и исчисляются, исходя из показателей работы сверх меры;
• компанией были достигнуты высокие экономические результаты, либо имела место существенная экономия каких-либо ресурсов в ходе производственного процесса. Зачастую подобные премиальные средства выдаются по факту окончания отчетного периода (года), когда подводятся общие итоги деятельности организации;
• подразделением (зачастую, за счет конкретного сотрудника) компании были перевыполнены поставленные планы, вследствие чего субъекту назначается поощрение.

Помимо этого, выплаты также могут быть приурочены к важным датам (юбилеи, определенный срок работы на конкретном предприятии и т.д.).

Порядок оформления ходатайства о премировании сотрудников

Порядок поощрения сотрудников компании должен быть строго регламентирован локальными нормативами. Также частичную регламентацию обеспечивает ТК РФ.

В стандартных обстоятельствах порядок премирования состоит из таких этапов:

1. Оформление документа, являющегося основанием для начисления премии. Так, начальником того подразделения, где трудится конкретный работник, в кадровом отделе берется и заполняется с учетом сложившейся ситуации образец ходатайства о поощрении работника. Помимо ходатайства также может подаваться служебная записка. Субъектом, оформляющим один из приведенных документов, может являться непосредственный начальник сотрудника, управляющий кадровым подразделением, либо любое иное правомочное лицо.
2. Рассмотрение ходатайства или записки управленцем. При этом директор может как утвердить, так и отклонить документ. В обоих случаях наниматель фиксирует на бумаге принятое им решение, после чего визирует документ подписью и печатью.
3. Публикация распоряжения управленца о назначении подчиненному премиальных выплат или применении иного метода поощрения.
4. Извещение конкретного сотрудника о назначении ему премии. При этом подчиненный в обязательном порядке должен составить расписку или любой иной документ, подтверждающий, что он ознакомлен с положениями опубликованного приказа.
5. Несение в личную карточку сотрудника, либо в его трудовую книжку информации о дополнительном вознаграждении.

Ходатайство о премировании необходимо подшивать к личному делу работника. Документ также должен находиться в сохранности на предприятии в течение следующего периода:

• не менее 75 лет – в случае с ходатайством о премировании государственных служащих;
• на постоянной основе в соответствии с Приказом Министерства Культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г. – актуально для ходатайств о поощрении сотрудников коммерческих предприятий.

Особенности документооборота, связанного с премированием сотрудников

Помимо дополнительных финансовых выплат, наниматель также вправе выбрать иные методы поощрения подчиненных. Документооборот при этом не изменяется. Особенностью станет только указание в ходатайстве разных причин для обеспечения награды.

Как отмечалось ранее, законодательство слабо регулирует порядок премиальных выплат. Ввиду этого основными нормативами должны служить локальные документы. Именно в них закрепляется система документооборота ввиду назначения премии сотруднику. Так, особенности рассматриваемой процедуры и, в частности, ее документооборота, могут выноситься в отдельный раздел Положения о премировании или коллективного соглашения.

Основными аспектами относительно порядка премирования, которые должны отражаться в локальных нормативах, являются такие:

• субъект, который наделен полномочиями принимать управленческие решение относительно назначения премий;
• перечень видов поощрительных процедур. При этом, каждый подобный вид должен сопровождаться рядом обстоятельств, которые будут являться причиной для предоставления вознаграждения;
• положение, в соответствии с которым допускается или запрещается одновременное применение к одному сотруднику нескольких видов поощрений;
• ряд оформительских требований к основным бумагам о премировании (например, к ходатайству или к приказу управленца о назначении премии).

Исходя из ст. 135 ТК РФ, все нормативы компании, регулирующие выплаты работникам, должны утверждаться представителем профсоюзного образования на предприятии.

Образец ходатайства о премировании сотрудников

Ходатайство о назначении конкретному лицу премиальных сумм составляется с учетом следующих требований к официальным документам:

1. Документ рекомендуется оформлять на официальном бланке организации.
2. В верхнем левом или правом углу должны прописываться сведения об адресате и составителе документа. В частности, отражается наименование организации и сведения о ее управленце (ФИО, должность). Ниже, по аналогичному принципу, указываются данные о составителе (например, о непосредственном начальнике премируемого лица).
3. Посередине листа указывается наименование документа – «Ходатайство о премировании сотрудника» или «Ходатайство о награждении сотрудника грамотой».
4. Затем следует основной текст бумаги. В разделе необходимо отразить все данные о субъекте, которому предположительно будет назначена награда (ФИО, должность, подразделение, где он трудоустроен). Помимо этого, следует также указать, за какие заслуги лицу положена награда. Например: «Ввиду достижения Ивановым И.И., сварщиком цеха № 3 ООО «Условное», особых заслуг, в частности, перевыполнения плана в 1,5 раза, прошу предоставить указанному сотруднику премию в объеме 40% от оклада».
5. Затем приводится список приложений к Ходатайству. Ими могут быть, например, характеристики сотрудника или документы, доказывающие перевыполнение плана.
6. В заключительной части документа ставятся подписи составителя бумаги, а также уполномоченного лица. Например, непосредственного начальника цеха и заместителя управленца по кадрам.

На практике Ходатайство о поощрении сотрудников выглядит следующим образом:

Управленцу ООО «Зеленая миля»

Начальника производственного цеха № 2

Ходатайство о награждении сотрудника премией

Ввиду отличного исполнения свои должностных обязанностей Дмитриевым Виктором Сергеевичем, слесарем производственного цеха № 2, в частности, за перевыполнение плана в 1,5 раза от установленной нормы, прошу предоставить указанному сотруднику премию в объеме 35% от оклада.

Характеристика на Дмитриева В.С.

Зам.нач. производственного цеха №2 Гунин Гунин А.Д.

Начальник производственного цеха №2 Поленок Поленок А.В.

После того, как документ будет составлен, его направляют директору фирмы на рассмотрение. В случае, если наниматель одобрит ходатайство, премия будет начислена и выдана работнику в ближайшую дату предоставления зарплаты.

Таким образом, ходатайство о поощрении сотрудника является основанием для премирования лица, поэтому должно составляться с учетом общих требований к официальным бумагам. Также нанимателям необходимо создать локальную документальную базу о порядке премирования, что существенно упростит процесс назначения и выплаты вознаграждения сотрудникам.