Сотрудник организации может быть отправлен в командировку для исполнения каких-либо служебных задач. Продолжается она обычно достаточно долго. В процессе командировки сотрудник может заболеть. В этом случае оформляется больничный. У работодателей возникает много вопросов. Не всегда ясны все нюансы оформления и предоставления выплат по листу нетрудоспособности в такой ситуации. Рассмотрим эти нюансы.
Законодательное обоснование
Сотрудник в процессе командировки продолжает свою трудовую деятельность. Его работа не приостанавливается. Следовательно, оформление больничного в процессе командировки – это вполне правомерное мероприятие. То есть правомерными являются и выплаты по листу нетрудоспособности.
Нормы, которые нужно учесть при организации командировок, содержатся в Постановлении Правительства №749 от 13 октября 2008 года. Пунктом 13 этого Постановления установлено, что суточные должны выплачиваться на протяжении всего срока командировки. Даже если человек ушел на больничный, он все равно будет получать суточные.
Поездка по поручению работодателя предполагает сохранение за сотрудником и его рабочего места, и его средней ЗП. Работодатель также должен возмещать траты сотрудника. Для этих целей выплачиваются суточные. Соответствующее положение содержится в статье 167 ТК РФ.
Особенности выдачи листа нетрудоспособности регламентируются Приказом Минздравсоцразвития №514. На этот нормативный акт нужно обратить внимание, если сотрудник отправлен в командировку в другую страну. Пунктом 8 Приказа установлено, что работник, находясь в зарубежной командировке, может получить больничный лист в иностранной клинике. Этот лист обменивается на документ образца РФ по приезде в страну.
Начисление НДФЛ на выплаты по листу нетрудоспособности, полученному в командировке, регламентируется пунктом 1 статьи 210 и статьей 217 НК РФ.
Продление командировки
Если сотрудник заболел во время командировки, перед работодателем встают 2 проблемы: фактические и касающиеся оформления. Фактическая проблема – это то, что заболевший специалист может не успеть выполнить все свои служебные задачи. Заболевание может быть тяжелым. В этом случае сотрудник может вообще проболеть всю командировку. То есть возникает необходимость в ее продлении. Продлить поездку можно на любое количество дней. Все зависит от соглашения работодателя с сотрудником.
Как продлить путешествие? Руководителю организации нужно издать приказ. Оформляется документ в свободной форме. Но в нем должны быть обязательные реквизиты:
- Причина, по которой продлевается командировка.
- Дата завершения поездки с учетом продления.
Копия приказа отправляется сотруднику. Сделать это нужно сразу после издания приказа. То есть соответствующая необходимость возникает тогда, когда работник еще находится в командировке. Для удобной и быстрой отправки приказа можно воспользоваться факсом, электронной почтой. Еще один вариант – отправка телеграммы с уведомлением о вручении.
Нужно иметь в виду, что иногда требуется запрашивать разрешение сотрудника на продление. Разрешение необходимо получить в письменной форме. Актуально это для следующих категорий сотрудников:
- Женщины с малышами до 3 лет.
- Матери и отцы, в одиночку воспитывающие ребенка, которому пока не исполнилось 5 лет.
- Родители или опекуны детей с ограниченными возможностями.
- Люди, которые ухаживают за тяжело больными родственниками (в этом случае требуется справка, подтверждающая заболевание).
Работодатель может запросить согласие у сотрудника различными способами: через социальные сети, с помощью телефонного звонка. Работник может отправить свое письменное согласие с помощью письма или телеграммы.
Из-за продления командировки у человека могут возникнуть дополнительные расходы. К примеру, придется продлевать аренду жилья, приобретать новый билет на поезд/самолет. Работодатель должен покрыть эти расходы. Пункт о дополнительных выплатах можно включить в приказ о продлении командировки. Деньги отправляются или через почту, или просто переводятся на банковскую карту работника.
Особенности оформления больничного в командировке
Командировка назначается и продлевается на основании приказа руководителя. Это основной документ, регламентирующий и выплату суточных, и продолжительность поездки. Когда сотрудник вернется из путешествия, он должен предоставить подтверждающие бумаги. В их перечень входят эти документы:
- Отчет о выполнении служебного задания, которое должно было быть исполнено в рамках командировки.
- Авансовый отчет, подтверждающий все доходы и расходы, возникшие в командировке. К нему прикладываются квитанции и чеки.
- Больничный лист, полученный в зарубежной клинике.
Этот пакет бумаг должен быть предоставлен работодателю в течение 3 дней с момента возвращения из командировки. Именно на основании этих документов производятся выплаты.
ВНИМАНИЕ! Лист нетрудоспособности, предоставляемый работодателю, должен соответствовать ряду условий. Только в этом случае он будет считаться юридически значимым документом. В частности, подлинность листа подтверждается подписями главного врача и его зама. На документе должна стоять печать клиники.
Отражение больничного в локальных документах
Больничный нужно отразить в табеле учета времени. Как именно зафиксировать больничный во время служебной поездки? Могут использоваться эти обозначения:
Они вносятся в табель через разделительный знак или через пробел.
Какие выплаты полагаются заболевшему командировочному сотруднику
Если сотрудник заболел в ходе командировки, ему также полагаются выплаты по больничному. Выплаты совершаются на основании больничного листа. А потому для получения денег сотруднику нужно обязательно оформить лист нетрудоспособности. Но недостаточно получить больничный лист. Нужно также проделать следующие действия:
- Перевод текста больничного листа на русский.
- Обращение в российскую поликлинику с последующей заменой листа нетрудоспособности на документ, принятый в РФ.
На протяжении всей командировки сотрудник продолжает получать свою среднюю ЗП. Если он заболевает, зарплата перестает выплачиваться. Вместо нее начисляется пособие по нетрудоспособности.
Налоговый учет командировочных выплат
Работодатель имеет полное право выплачивать работнику пособие на время болезни. И это пособие может учитываться в целях обложения налогами. Кроме того, в целях налогообложения учитываются командировочные траты.
Рассмотрим все командировочные выплаты и особенности их налогообложения:
| Выплата | Налог на прибыль | УСНО | НДФЛ | Страховые взносы |
|---|---|---|---|---|
| Больничное пособие | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня | В составе трат учитывается пособие за первые 3 дня, которое начисляет именно работодатель | На пособия начисляется НДФЛ | Не начисляются |
| Суточные | Учитываются в составе трат | Учитываются в составе трат | Не облагается сумма суточных до 700 рублей (в сутки). Если сотрудник отправлен в зарубежную командировку, этот лимит увеличивается до 2500 рублей. Сумма сверх этого лимита облагается НДФЛ | Не облагаются суммы в лимите, установленном внутренними нормативными актами |
| Средняя ЗП, выплачиваемая за исключением дней болезни | Учитывается в составе трат | Учитывается в составе трат | Облагается | Начисляются |
| Траты на проживание | Учитываются | Учитываются в составе трат | Не облагаются | Не начисляется |
| Траты на проезд | Учитываются в составе трат | Учитываются | Не облагаются | Не начисляется |
ВАЖНО! Если сотрудник госпитализирован, на период госпитализации траты на аренду жилья не возмещаются.
Статьи по теме
Командировка — ответственная поездка: сотруднику необходимо в ограниченный срок справиться с порученной работой. Но как быть, если он заболел в дороге или по прибытии на место? И можно ли отправить в служебную поездку работника, который официально все еще числится на больничном, но уверяет, что чувствует себя лучше и готов выполнить задание?
Из этой статьи вы узнаете:
- допускается ли оформление командировки во время больничного;
- как оформить командировку во время больничного;
- в каком порядке компенсируются расходы сотруднику, заболевшему в командировке.
Можно ли направить работника в командировку во время больничного при его согласии?
Теоретически можно направить в командировку сотрудника, который находится на больничном в связи с уходом за заболевшим членом семьи. Если ситуация требует немедленного присутствия специалиста, который в данный момент отсутствует — например, ухаживает за заболевшим ребенком, работодатель может попросить его пойти навстречу и отправиться в поездку раньше, чем закончится указанный в листке нетрудоспособности срок. Командировка оформляется только при условии безоговорочного согласия самого сотрудника (для работодателя будет лучше, если оно зафиксировано в письменном виде).
На практике встречаются и случаи направления в командировку сотрудников, которые оформили листок нетрудоспособности по причине собственной болезни. Законных оснований для отзыва с больничного у работодателя нет (в отличие от отпуска, когда допускается вызов специалиста на работу в связи с производственной необходимостью), равно как и права запретить командировку сотруднику, который все еще считается временно нетрудоспособным, но не желает откладывать или отменять поездку.
Оформляем командировку во время больничного
Оформление командировки во время больничного чревато для работодателя серьезной головной болью, связанной с оплатой труда такого работника. С одной стороны, ФСС считает выход на работу до завершения указанного в листе нетрудоспособности срока нарушением больничного режима, что, в свою очередь, требует снижения размера пособия (ст.8 федерального закона №255-ФЗ). С другой стороны, на работодателя возлагается обязанность оплатить сотруднику весь период болезни в соответствии с указанными в больничном листе датами. Не оплачивать труд специалиста, раньше срока приступившего к выполнению служебных обязанностей, (в частности, отправившегося в командировку), тоже нельзя. А выплачивать одновременно и зарплату, и пособие по временной нетрудоспособности закон запрещает, поскольку это противоречит самой сути социального страхования. Что же делать?
Во избежание дальнейших проблем и претензий со стороны надзорных органов лучше, конечно же, отложить командировку до полного выздоровления сотрудника. Но если дело не терпит отлагательств, можно:
- не оформлять выход на работу официально, оплатив труд работника путем выдачи премии (не лучший вариант, поскольку речь идет о нарушении закона, пусть и не самом серьезном — в случае расследования инцидента могут наступить нежелательные правовые последствия);
- заключить с работником гражданско-правовой договор для выполнения отдельных работ (в рамках трудовых отношений сотрудник получает пособие по временной нетрудоспособности, а в рамках гражданско-правовых — оплату оказанных организации услуг, в данном случае — командировки).
Впрочем, болезнь не планируется заранее и может настигнуть в любой момент — например, когда работник уже прибыл на место назначения. И здесь важно как можно скорее поставить в известность работодателя: не исключено, что он примет решение продлить командировку (для этого издается отдельный приказ), а если речь идет о чрезвычайно ответственном задании, которое нельзя отложить — направит для его выполнения другого сотрудника. После возвращения работника необходимо отметить в табеле учета рабочего времени дни болезни и дни выполнения служебного задания (на основании оригинала больничного листа).
Как возместить расходы сотруднику, оформившему больничный в командировке?
Если работник во время служебной поездки заболел и какое-то время был на больничном, он имеет право на возмещение за счет работодателя следующих расходов:
- суточных (расходов на бытовые нужды во время поездки);
- больничных;
- расходов по найму жилого помещения.
С первыми двумя видами расходов все просто: суточные выплачиваются за все время поездки, даже за дни, в которые работник из-за болезни не мог выполнять служебное поручение или вернуться к постоянному месту жительства, а выплаты по временной нетрудоспособности начисляются в обычном порядке. Что касается расходов по найму жилья, то здесь все зависит от места пребывания в период болезни. Если сотрудник лечился в условиях стационара, работодатель не компенсирует расходы на жилье за дни болезни, если же лечение было амбулаторным, необходимо возместить затраты на аренду дома, квартиры или номера в гостинице. Основанием для назначения выплат служат документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции и т. д.), а также надлежащим образом оформленный листок нетрудоспособности, выданный по месту командировки.
Для выполнения поручения работника могут отправить в служебную поездку. Если по приезде сотрудник заболевает, оформляется больничный в командировке. В этом случае гражданин имеет право на получение выплаты по листу временной нетрудоспособности.
Работник заболел во время служебной поездки
Если сотрудник заболел, находясь в командировке, требуется обратиться в местное медучреждение. За гражданином сохраняется право на получение бесплатной помощи от врачей в муниципальных и государственных клиниках. Это прописано в Конституции РФ (ст.41).
ВАЖНО! Отказ в лечении на основании отсутствия прописки в регионе считается нарушением закона.
Командированный рабочий самостоятельно решает, возвращаться домой или нет. Если командировка затяжная, при согласовании с нанимателем сотрудник продолжает выполнять служебное поручение после выздоровления. В ином случае руководитель издает приказ о прекращении рабочей деятельности и возвращении работника домой.
Особенности оформления больничного листа в командировке
После возвращения из служебной поездки сотрудник предоставляет нанимателю:
- полный отчет о задании;
- документ, подтверждающий расходы, возникшие в служебной поездке (авансовая отчетность);
- лист нетрудоспособности.
На основании полученной документации наниматель выплачивает сотруднику положенные деньги и включает их в налогообложение. Перечень документов необходимо предоставить в течение трех суток с момента возвращения из командировки.
Предприятие сохраняет за собой право признать в качестве объекта налогообложения расходы, связанные с поездкой.
ВНИМАНИЕ! Листок временной нетрудоспособности должен соответствовать нормам и требованиям, установленных на законодательном уровне. В ином случае документ не будет иметь юридической силы. Подпись главного врача и его заместителя подтверждает подлинность больничного листа. А также ставится печать медицинского учреждения.
Оплата больничных в командировке
Больничный лист командированному работнику оплачивается на общих основаниях. Помимо пособия по временной нетрудоспособности, за ним сохраняется средняя заработная плата. Однако за период нетрудоспособности выплачивают не зарплату, а пособие. Больничный лист оплачивается в полном размере в соответствии с действующим законодательством РФ.
Правила расчета пособия по временной нетрудоспособности:
- Чтобы рассчитать сумму больничного, бухгалтер берет за основу зарплату сотрудника за два года, которые предшествовали моменту заболевания служащего.
- Листок нетрудоспособности в полном размере компенсируется, если рабочий стаж составляет больше восьми лет. 80% выплачивается при трудовой деятельности от пяти лет. Если показатель ниже, сотруднику положено 60%.
- Больничный оплачивается за каждый день временной нетрудоспособности служащего.
- При расчете суммы пособия бухгалтер учитывает не все рабочие периоды и начисления. На законодательном уровне утвержден список доходов, которые не учитываются при расчете суммы выплат за больничный лист. Например, ранее оплаченные пособия по болезни или уходу за ребенком. При расчете также исключают компенсации, выплаченные служащему.
Страховые взносы с пособия не оплачиваются. Выплаченная сумма облагается НДФЛ.
Продление служебной поездки на время нетрудоспособности
Работодатель имеет право продлить срок командировки по своему усмотрению. Для продления служебной поездки руководитель организации должен издать приказ в произвольной форме, прописав в нем причину продления командировки и ориентировочный срок ее окончания. Дубликат документа отправляется сотруднику с помощью факса, электронной почты или иным способом.
Нижеуказанные категории наемных работников обязаны прислать согласие на изменение даты окончания поездки:
- женщины, у которых есть дети младше трех лет;
- родители или опекуны, занимающиеся воспитанием детей до пяти лет в одиночку;
- сотрудники, имеющие ребенка с ограниченными возможностями;
- работники, которые ухаживают за недееспособными членами семьи (необходимо доказать это медицинским заключением).
ВАЖНО! Согласие на продление поездки отправляется заказным письмом.
В приказ о продлении поездки включаются дополнительные траты. Средства отправляются почтовым или банковским переводом.
Какие выплаты полагаются работнику
В соответствии с Постановлением Правительства РФ №749 от 13.10.2008 сотруднику положены выплаты суточных на весь срок командировки и на период болезни в поездке. Согласно ТК РФ (ст. 167) работник сохраняет за собой место на постоянной работе. Ему возмещают траты, связанные со служебной поездкой. В случае временной нетрудоспособности сотрудника в командировке компенсируются расходы на оплату съемного жилья.
ВНИМАНИЕ! Если работник находится на стационарном лечении, траты на аренду жилплощади на этот промежуток времени не включаются в смету.
Если работник заболевает в командировке за границей, ему необходимо оформить медицинский документ, подтверждающий факт заболевания сотрудника во время поездки. По возвращении домой гражданину нужно обратиться в местное медучреждение, чтобы заменить иностранный бюллетень на документ российского образца.
