Унифицированные формы кадровой документации

Унифицированные формы кадровых документов — это совокупность реквизитов, созданных с использованием методов унификации, установленных в соответствии с решаемыми задачами, расположенных в определенном порядке.

Кадровые документы организации — это первичные учетные документы, руководствуясь которыми бухгалтер организации производит начисления и выплаты сотрудникам предприятия. Рассмотрим унифицированные формы кадровых документов в 2017 году на примере кадрового учета отдельно взятого сотрудника.

Применение унифицированных форм

При поступлении сотрудника на работу в соответствии с нормативным документом «Штатное расписание», составленным по форме Т-3 , кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о приме работника на работу» по форме Т-1 или Т-1а , если приказ оформляется на группу работников.

На каждого нового сотрудника заводится «Личная карточка работника» по форме Т-2 , для оформления государственных служащих применяется унифицированная форма Т-2ГС «Личная карточка гос. служащего».

При необходимости перевода работника оформляется «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» по форме Т-5 или Т-5а , если оформляется перевод нескольких сотрудников одновременно.

Для отражения невыходов при нахождении сотрудника в отпуске или командировке кадровиком организации применяются следующие унифицированные формы:

• График отпусков (форма № Т-7 );
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6 );
• Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а );
• Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или Т-9а для группы работников, направляемых в командировку).

Учет рабочего времени на предприятии отражается при заполнении документа «Табель учета рабочего времени» (форма Т-13 ) или «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» по форме Т-12 .

Для расчета с сотрудником по оплате труда применяются следующие унифицированные формы кадровых документов:

• Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11 );
• Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а );
• Расчетно-платежная ведомость (форма Т-49 );
• Расчетная ведомость (форма Т-51 );
• Лицевой счет (форма Т-54 );
• Платежная ведомость (форма Т-53 );
• Журнал регистрации платежных ведомостей (форма Т-53а );
• Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60 ).

При увольнении работника из организации на основании его заявления или по каким-то другим причинам кадровиком организации оформляется «Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора с работником (увольнение)» по форме Т-8 группы работников применяется «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)» (форма Т-8а ). Расчет сотрудника оформляется унифицированной формой Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». Если с сотрудником был заключен срочный трудовой договор, то необходимо по его окончании оформить «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору» (форма Т-73 ).

Унифицированные формы кадровых документов утверждены и согласованы рядом министерств Российской Федерации:

• Министерством финансов;
• Министерством экономического развития и торговли;
• Министерством труда и социального развития.

Разработка данного перечня унифицированных форм позволила реализовать требования, установленные ТК РФ.

"Кадровик.ру", 2014, N 9

Перед началом большой темы о документировании трудовых отношений рассмотрим формы документов, применяемых кадровой службой при осуществлении одной из своих основных обязанностей – оформления и ведения документации, фиксирующей трудовую деятельность работника.

С точки зрения бухгалтерского учета кадровые документы (приказы или распоряжения работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д.) – это первичные учетные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Руководствуясь ими, бухгалтерия производит начисления и выплату работникам заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д.

С 1 января 2013 г. действует Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", ст. 9 которого определяет, что каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1); формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации (ч. 4).

Поскольку ранее первичные документы по учету труда и его оплаты должны были соответствовать унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, возник вопрос, продолжат ли они и далее свое действие.

Разъяснение по этому поводу дал Минфин (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"):

"С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Исходя из части 1 статьи 7 и статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ, руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, применяемые для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, должны быть утверждены руководителем этого экономического субъекта".

Из этого разъяснения следует, что нововведения касаются лишь тех первичных учетных документов, которые оформляют факты хозяйственной жизни организации (т.е. фактически только финансовых и бухгалтерских).

Поэтому полагаем, что унифицированные формы документов, которые утверждены названным выше Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, должны и далее применяться в той части, в которой они не касаются бухгалтерского учета и финансовых операций.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного Постановления:

• N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";
• N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";
• N Т-2 "Личная карточка работника";
• N Т-2ГС (МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";
• N Т-3 "Штатное расписание";
• N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";
• N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";
• N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";
• N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";
• N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";
• N Т-7 "График отпусков";
• N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
• N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";
• N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";
• N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";
• N Т-10 "Командировочное удостоверение";
• N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";
• N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";
• N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные п. 1.2 Постановления Госкомстата:

• N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда";
• N Т-13 "Табель учета рабочего времени";
• N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость";
• N Т-51 "Расчетная ведомость";
• N Т-53 "Платежная ведомость";
• N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей";
• N Т-54 "Лицевой счет";
• N Т-54а "Лицевой счет (свт)";
• N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику";
• N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";
• N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".

Полагаем, что эти формы могут применяться по усмотрению организации, если они утверждены для внутреннего применения.

Такие выводы можно сделать из анализа норм нового Закона о бухгалтерском учете:

• ч. 1 ст. 1 определяет целью Закона установление единых требований к бухгалтерскому учету, в том числе бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также создание правового механизма регулирования бухгалтерского учета;
• ст. 5 определяет в качестве объектов бухгалтерского учета экономического субъекта:

1. факты хозяйственной жизни;
2. активы;
3. обязательства;
4. источники финансирования его деятельности;
5. доходы;
6. расходы;
7. иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

Несмотря на связь с бухгалтерским учетом, учет труда, а также его оплаты представляется самостоятельным направлением внутренней деятельности организации. Следовательно, выдвигаемые новым Законом требования к бухгалтерскому учету не распространяются на кадровый учет. А поэтому унифицированные формы можно использовать, как и прежде.

Однако во избежание возможных проблем целесообразно, утверждая в конце года учетную политику предприятия, утвердить в ее составе и все применяемые в организации формы первичных документов, в том числе и кадровых (которые вполне могут соответствовать унифицированным формам, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1, либо быть разработанными организацией самостоятельно и отвечать всем предъявляемым к таким документам требованиям).

При применении унифицированных форм их полное копирование необязательно.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24.03.1999 N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации.

В этом документе есть важное положение: "В унифицированные формы первичной учетной документации. утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться".

Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов ". допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации".

Унифицированные формы документов, представленные в альбоме, охватывают не все операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например о взысканиях, смене фамилии, замещении и т.п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать собственную унифицированную форму для каждой операции и утвердить созданные шаблоны в комплекте унифицированных форм, применяемых в организации.

Любой хозяйствующий субъект ведет первичную документацию для регламентации трудовых отношений с сотрудниками. Ежедневно кадровой службе приходится решать, какие бланки использовать при введении новых штатных должностей, заключении трудового договора и т.д. Если документооборот не систематизирован, то в деятельности фирмы происходят сбои. Поэтому стоит разобраться, какие унифицированные образцы нужно применять и можно ли разработать индивидуальные под свои потребности.

Что такое унифицированные формы кадровых документов и насколько они обязательны?

Утвержденные законодательством формы кадровых документов – это система типовых бланков, созданных для того, чтобы вести обязательную учетную документацию по кадровой деятельности компании.

Первоначально единые образцы были обязательны для любых предприятий согласно бухгалтерскому законодательству. Сегодня ТК РФ не предъявляет специальных требований к кадровой документации.

До конца 2012 года действовало Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, которое обязывало организации всех типов собственности применять унифицированную документацию.

С 1 января 2013 года начал работать новый порядок бухгалтерского учета. Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ экономическим субъектам предоставили право разрабатывать учетные формы на свое усмотрение. Закрепить вновь созданные формы нужно в одном из локальных актов компании (приказе, распоряжении, порядке о документообороте).

Роструд в своих письмах от 09.01.2013 N 2-ТЗ, 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 разъяснил, что предприятия негосударственных видов собственности вправе применять на практике бланки первичных учетных документов, составленные ими самостоятельно, при условии включения обязательных реквизитов.

Также, нужно применять ту типовую документацию, которая утверждена уполномоченными органами согласно другим нормативным актам (например, кассовые документы).

Как использовать?

Вопрос об использовании унифицированных бланков решается руководителем фирмы совместно с работниками, отвечающими за бухгалтерский и кадровый учет.

Процедура утверждения типовой кадровой документации проходит в несколько этапов:

• уточняется, вводились ли поправки в делопроизводство;
• делается выбор, использовать унифицированные формы или создавать под свои нужды;
• разрабатываются новые бланки или корректируются прежние;
• приказом руководства вводятся в действие новые образцы.

Без изменений

Законодатель разрешил и дальше использовать альбомы первичных учетных документов. Это удобно, ведь в бланках уже есть все требуемые реквизиты.

У предприятий, использующих типовые образцы, нет проблем с автоматизацией делопроизводства. Кадровые программы по умолчанию вносят информацию в стандартные бланки. Кроме того, в случае проверки компетентными органами, к ним возникает меньше претензий.

С корректировкой под собственные потребности предприятия

Для разработки собственных форм потребуются специальные знания и обширный опыт. Вместе с тем компания изначально стандартизирует кадровые ситуации под свои потребности.

Если в фирме делопроизводство автоматизировано, то потребуется настроить систему под новые бланки. В случае возникновения трудового спора нужно будет всесторонне обосновать свою позицию, т.к. законодательство не содержит конкретные рамки к тому, как должны выглядеть самостоятельно созданные образцы.

В большинстве случаев организации незначительно модернизируют типовые бланки с учетом своей специфики. Обычно, удаляются коды, номера и ссылки на Госкомстат. Добавляется поле, содержащее расшифровку подписи.

Изменения вводятся в действие приказом. Обязательные сроки для подписания не предусмотрены. Поэтому его дата не всегда приходится на конец года, особенно в частных компаниях.

Разработка и утверждение собственных форм кадровых документов

Самостоятельно созданные бланки, обычно, утверждаются в составе учетной политики. За эту работу отвечает бухгалтерия, которая тесно сотрудничает с отделом кадров.

В соответствии с ч. 2 статьи 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ в первичные бланки включаются следующие реквизиты:

• название;
• дата подписания;
• наименование предприятия;
• описание кадровой ситуации;
• натуральная или денежная оценка, единица измерения, если ситуация относится к хозяйственным операциям;
• должности ответственных сотрудников;
• подписи и ФИО ответственных лиц.

Помимо рамочных требований следует учитывать положения других законов и актов. Например, нормы о воинском учете предписывают вносить в кадровые документы специальные сведения, касающиеся этой области.

Для упрощения работы по разработке бланков рекомендуется заготовить типовые тексты и списки, содержащие стандартные фразы и выражения. Излагать информацию лучше коротко и ясно, чтобы не допускать сомнительного толкования.

Несмотря на то, что законодатель разрешил самостоятельно разрабатывать внутренние локальные акты, касающиеся кадровой работы, есть типовые образцы, введенные в практику другими нормами. Они применяются в утвержденном виде без права вносить поправки.

К ним относятся командировочное удостоверение № Т-10, табели учета рабочего времени №№ Т-12, Т-13. Нельзя также вносить поправки в книгу учета движения трудовых книжек.

Обязательные формы для организаций

Все организации ведут базовый набор кадровых документов. Большинство из них названо в Трудовом кодексе РФ. Это касается:

• правил внутреннего трудового распорядка;
• личных карточек работников Т-2;
• трудовых книжек;
• трудового договора (контракта);
• штатного расписания Т-3;
• графика отпусков Т-7;
• приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, отпусках Т-1, Т-5, Т-8, Т-6;
• инструкций по охране труда;
• другие.

Рабочее время и расчеты с сотрудниками оформляются с помощью:

• табелей учета рабочего времени Т-12 и Т-13;
• расчетной, платежной и расчетно-платежной ведомости Т-51, Т-53 и Т-49;
• лицевых счетов Т-54 и Т-54а;
• других форм.

Обязательные для ИП

Предприниматели придерживаются мнения, что им не обязательно вести кадровый учет. Для них действует упрощенный порядок, однако не стоит надеяться, что делопроизводство в области трудовых отношений отменят. Поэтому важно разобраться, какие документы нужно заполнять обязательно.

Полный список бумаг определить сложно. Это связано со спецификой деятельности каждого ИП. Не важно, какая система налогообложения применяется.

В общем случае предприниматель пользуется:

• трудовыми книжками;
• штатным расписанием;
• трудовым договором (контрактом);
• графиком отпусков;
• личными карточками сотрудников;
• приказами по основной деятельности;
• приказами по личному составу;
• табелями учета рабочего времени;
• другими формами.

Предприниматели могут пользоваться унифицированными образцами, доработав их под себя.

Ответственность за отсутствие кадрового учета или ошибки

Если трудовые отношения документируются с нарушениями, за это предусмотрена ответственность. Сотрудников, фирмы и ИП наказывают по УК РФ и КоАП РФ. Также их привлекают к другим видам ответственности (ст. 419 ТК РФ).

В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ наказывают, если:

• нет кадровых бумаг, касающихся стажа, учитываемого при начислении пенсии;
• не ведутся формы, прямо названные ТК РФ.

На компанию или ИП налагают штраф от 1 000 до 50 000 руб. Должностное лицо попадает под дисквалификацию.

Если документы ведутся с ошибками, это тоже считается нарушением ТК РФ. В некоторых ситуациях дополнительно применяют материальную ответственность, если из-за ошибок сотрудник утратил возможность оформить новый трудовой договор с другим нанимателем.

Нарушение порядка обращения архивных бумаг так же влечет наказание. Это касается личных карточек, трудовых книжек и т.д. (ст. 13.20 КоАП РФ). Штраф накладывается в диапазоне от 100 до 500 руб.

Таким образом, обязательность наличия унифицированных форм в организации или у предпринимателя прямо установлена законом. За отсутствие кадрового учета предусмотрена ответственность. Хозяйствующие субъекты вправе выбирать, использовать альбомы первичных учетных документов, утвержденных Госкомстатом, или разрабатывать свои образцы.

О том, как воспользоваться своим правом на создание собственных бланков, рассказано ниже.