Уведомление об обработке персональных данных пример заполнения

В современном мире очень многие компании сталкиваются с необходимостью работы с персональными данными и, в соответствие с законами, одной из первых обязанностей фирм является составление уведомления для территориального управления Роскомнадзора о намерении осуществлять обработку указанной информации. Как заполнить уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор (скачать образец можно ниже), мы расскажем в нашей статье. Также рекомендуем посмотреть видео на данную тему.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Основания для составления документа

В соответствии с ч. 1 ст. 22 152-ФЗ «О персональных данных», организация обязана уведомить Роскомнадзор о том, что хочет работать с такой информацией еще до начала обработки.

Если ваша компания уже работает или только планирует взаимодействовать с данными, позволяющими идентифицировать человека (сотрудника, клиента, соискателя, контрагента), необходимо заполнить и направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных (скачать форму и образец заполнения можно ниже) в самые кратчайшие сроки.

Содержание

Для того чтобы попасть в реестр операторов персональных данных (ПДн), необходимо предоставить следующую информацию:

наименование (или ФИО), адрес;
цель обработки;
категории ПДн;
категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
правовое основание;
перечень действий с ПДн и их способы обработки;
описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 Федерального закона №152-ФЗ, в том числе, сведения о наличии шифровальных средств;
данные физического или юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных;
дата начала обработки информации;
срок или условие прекращения обработки;
сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи ПДн в процессе их обработки;
сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации;
сведения об обеспечении безопасности ПДн.

Как правильно заполнить?

Теперь рассмотрим правила заполнения документа (скачать бланк и образец заполненного уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор можно ниже):

Первые пункты электронной формы уведомления содержат информацию об операторе – самой организации, которая будет им являться. Название, тип, адрес, контактные данные, ИНН, и необязательные для заполнения пункты: ОГРН, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОП, перечислить все филиалы фирмы.
Правовое основание. В пункте указываются все нормативно-правовые акты, касающиеся ПДн. Например, 152-ФЗ «О персональных данных», Трудовой кодекс, Устав организации, основные законы, регулирующие деятельность компании, включающие в себя необходимость сбора и обработки информации о людях, позволяющие их идентифицировать.
Цель. Важно указать все цели обработки информации, так как работа с избыточным количеством ПДн — серьезное нарушение, за которым последует штраф. Как правило, целью является обеспечение или ведение кадровой и бухгалтерской деятельности, оказание определенных услуг.
Описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 ФЗ «О персональных данных». Здесь важно описать все перечисленные в законе меры в том виде, что они реализованы.

Разработан ряд внутренних документов: положение по обработке ПДн, перечень ИСПДн, перечень персональных данных, подлежащих защите и другие. Необходимо перечислить все разработанные в соответствии с законом документы.

Приказом номер N Назначен сотрудник, ответственный за обработку персональных данных. Все работники ознакомлены с инструкциями по работе в ИСПДн, проводится своевременное обучение новых кадров. Обеспечено разграничение доступа к данным, реализованное с помощью установленных сертифицированных средств защиты информации (СЗИ), возможность их восстановления, в случае утери.

При работе с документами используется электронная подпись, лицензионное антивирусное программное обеспечение.

Сведения об обеспечении безопасности. Здесь необходимо перечислить все используемые средства защиты информации, можно указать данные о лицензиях, сертификатах. Указанного пункта анкеты не будет в открытом доступе, поэтому заполненная информация не повлияет на защищенность вашей системы.

Дата начала обработки. Как правило, дата совпадает со временем начала работы компании, следует ее указать.

Срок или условие прекращения обработки. Самый распространенный пример заполнения: «Завершение работы компании ООО «Фирма».

Категории ПДн. Отмечаете галочками ту информацию, которая у вас действительно обрабатывается. Если организация работает с категориями, не указанными в перечне, перечислите их ниже. Не нужно отмечать лишние, «запасные» пункты. Только то, что действительно есть. За обработку избыточного количества информации, позволяющих идентифицировать человека, возможен штраф.

Категории субъектов, данные которых обрабатываются. К примеру, сотрудники компании, члены их семьи, соискатели, клиенты организации.

Перечень действий. Согласно 152-ФЗ, это может быть сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение. Лишние пункты удалите.

Способ обработки. Чаще всего системы являются смешанными, реже автоматизированными, с передачей по внутренней сети юридического лица и без передачи по сети Интернет.

Осуществление трансграничной передачи информации. В этом пункте указывается, отправляете ли вы информацию заграницу. Если да, необходимо перечислить все страны.

Использование шифровальных средств. Если они установлены, необходимо поставить галочку, перечислить название и класс средств защиты информации.

Сведения о местонахождении базы данных информации, содержащей ПДн граждан РФ. Указывается страна, адрес и является ли центр обработки данных (ЦОД) собственностью компании. Последний пункт не является обязательным, не обязательно указывать лишнюю информацию. В качестве ЦОДа может выступать даже персональный компьютер пользователя.

Далее необходимо ввести данные сотрудника, ответственного за организацию обработки персональных данных, назначенный соответствующим приказом (указать номер, дату подписания), либо юридическое лицо, с кем заключен контракт на проведение работ в этой области. Данная контактная информация будет находиться в открытом доступе, предупредите об этом коллегу.

Скачать бланк уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных ООО в Роскомнадзор
Скачать образец заполнения уведомления о намерении осуществлять обработку персональных данных ООО в Роскомнадзор

Указывать данные исполнителя не обязательно, тем более если им выступал указанный выше сотрудник. Проверить, внесли ли ваши данные в реестр операторов, можно будет через пару недель.

Подробнее о том, как правильно заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных, читайте тут.

Полезное видео

Смотрите видео об оформлении уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Руководителю Управления Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций

(наименование территориального органа Роскомнадзора)

об обработке (о намерении осуществлять обработку) персональных данных

(полное и сокращенное наименования, фамилия, имя отчество)

(адрес местонахождения и почтовый адрес Оператора)

руководствуясь:
(Указываются не только соответствующие статьи Федерального закона «О персональных данных», но и статьи иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки персональных данных) ст.ст. 23, 24 Конституции Российской Федерации, ст.ст. 85-90 Трудового кодекса Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Положением о защите персональных данных работников (наименование юридического лица), утвержденным (приказом, распоряжением руководителя от (дата приказа) №), Уставом организации.

(правовое основание обработки персональных данных)

с целью:
(указываются цели, определенные учредительными документами оператора, а так же цели, фактически осуществляемой оператором деятельности по обработке персональных данных) начисления и выплаты заработной платы, заключения трудовых и иных договоров, ведения личных карточек, регистрации и обработки сведений о профессиональной служебной деятельности работников, предоставления сведений в Управление ПФ РФ, ИФНС № ___ по Чувашской Республике, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг ___, регистрации обращений граждан.

(цель обработки персональных данных)

осуществляет обработку:
фамилия, имя, отчество; доходы; профессия; образование; имущественное положение; социальное положение; семейное положение; адрес; место рождения; дата рождения; месяц рождения; год рождения; специальные категории персональных данных: (если такие категории обрабатываются)
состояние здоровья
биометрические персональные данные: (если такие категории обрабатываются)
фотография
а также:
ИНН, свидетельство об образовании, данные паспорта, военного билета, медицинского полиса, страхового свидетельства, сведений из личных карточек, сведения воинского учета, пол, гражданство, сведения о близких родственниках, контактные телефоны.

(категории персональных данных)

принадлежащих:
гражданам Российской Федерации, физическим лицам – сотрудникам организации (учреждения), учащимся, родителям, пациентам и т.д.

(категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются)

Обработка вышеуказанных персональных данных будет осуществляться путем:
смешанная; с передачей или без передачи по внутренней сети юридического лица; с передачей или без передачи по сети Интернет;

(перечень действий с персональными данными, общее описание используемых Оператором способов обработки персональных данных)

Для обеспечения безопасности персональных данных принимаются следующие меры:
Назначены, в соответствии с утвержденным списком лиц, ответственные за обеспечение безопасности обработки персональных данных, и сотрудники, отвечающие непосредственно за обработку персональных данных, утверждены должностные инструкции, ограничен доступ в помещения, где обрабатываются персональные данные;

(описание мер, предусмотренных ст.ст. 18.1. и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ)

не используется (В случае использования оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств указываются следующие сведения:
а) наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств;
б) уровень криптографической защиты персональных данных;
в) уровень специальной защиты от утечки по каналам побочных излучений и наводок;
г) уровень защиты от несанкционированного доступа.
Предоставление данной информации осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью криптосредств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21 февраля 2008 г. N 149/54-144.)

«О персональных данных», в т. ч. сведения о наличии шифровальных (криптографических)

антивирусное ПО; межсетевые экраны; использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП); пароли на компьютерах, на которых осуществляется обработка персональных данных; резервное копирование; ограничение доступа в помещения в которых осуществляется обработка персональных данных; установка сигнализации; дополнительных замков; металлических дверей; хранение документов в сейфе, запираемых шкафах, средств и наименования этих средств; фамилия, имя, отчество физического лица или наименование

юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных,и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты)

Сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи персональных данных

(при наличии трансграничной передачи персональных данных в процессе их обработки, указывается перечень иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная

передача персональных данных)

Сведения об обеспечении безопасности персональных данных
утверждены инструкции и положения, регламентирующие порядок обработки персональных данных, с которыми ознакомлены все работники организации (предприятия) под роспись, ограничен доступ в помещение(я), где обрабатываются персональные данные, передача информации осуществляется по защищенным каналам связи (в соответствии с договорами или лицензией), предоставление необходимого помещения (помещений) для хранения документов, содержащих персональные данные, организация режима обеспечения безопасности в этом(их) помещении(ях)

(сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации)

Дата начала обработки персональных данных _________________________________

(число, месяц, год)

Срок или условие прекращение обработки персональных данных
реорганизация или ликвидация юридического лица.

____________________________ ___________________ _________________________

В третьей части цикла статей, посвященных подготовке к проверкам Роскомнадзора по выполнению требований законодательства «О персональных данных» я рассказал о важности правильного заполнения уведомления, о случаях когда уведомление нужно заполнять и там же пообещал подробнее рассказать о том, как заполнять каждое поле уведомления. Собственно, эта статья как раз и является тем самым туториалом по заполнению.

Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.

Итак, уведомление оператора, как мы помним, заполняется на портале персональных данных Роскомнадзора . Теперь посмотрим на каждое из полей.

С первыми позициями никаких проблем быть не должно: выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление; затем выбираем тип оператора; вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами; указываем фактический и юридический адреса; выбираем свой регион и заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять); если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.

А вот уже следующие поля не настолько интуитивно понятны и могут вызывать ряд вопросов.

В графе «Правовое основание обработки персональных данных» можно указывать все нормативно-правовые и внутренние документы, которые так или иначе могут быть связаны с обработкой ПДн. Начинают обычно со 152-ФЗ и ТК РФ, продолжают законодательством, относящимся к сфере деятельности организации (например, если это медицинское учреждение, то пишем сюда же 323-ФЗ и другие нормативные акты, как федерального, так и регионального масштаба, относящиеся к здравоохранению) и заканчивают уставом предприятия.

«Цель обработки персональных данных». Здесь нужно быть очень аккуратным. В цикле статей , посвященных подготовке к проверкам, я говорил о том, что 152-ФЗ прямо и недвусмысленно запрещает обрабатывать персональные данные, избыточные по отношению к заявленным целям такой обработки. Например, организация не имеет права требовать паспортные данные с соискателя на вакантную должность, потому что такие данные абсолютно излишни для подбора кандидата. А вот когда вы уже кого-то выбрали и подписываете трудовой договор — совсем другое дело. Так вот, далее состав персональных данных мы будем тоже указывать. И поверьте мне, у проверяющих уже набит глаз на несоответствие заявленных целей и категорий ПДн, поэтому если халатно отнестись к заполнению этих данных, Роскомнадзор может уже до начала проверки определиться с ее результатом. И даже если вы убедите проверяющих, что просто случайно заполнили лишние ПДн в уведомлении, а на самом деле их не обрабатываете, то напишут в нарушениях «указание неполных/недостоверных сведений в уведомлении» вместо «нарушение правил обработки персональных данных» и дело в шляпе. Для многих коммерческих организаций в этой графе будет корректно написать, например, так: «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».

Следующий раздел один из самых сложных и непонятных. Роскомнадзор хочет, чтобы мы описали принятые меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 закона «О персональных данных». На самом деле здесь проще всего взять и перечислить все эти меры в том контексте, что они у вас выполнены. Я думаю тут не нужно заострять внимание на том, что они действительно должны быть выполнены. По крайней мере к проверке. Ниже приведу пример, как можно все это описать:

Назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Утверждены документы, определяющие политику организации в отношении обработки персональных данных и устанавливающие процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства. К таким документам в частности относятся: план мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных в ИСПДн «Бухгалтерия и кадры»; перечень персональных данных, подлежащих защите; перечень информационных систем персональных данных; положение о разграничении доступа к персональным данным; приказ об утверждении перечня лиц, допущенных к обработке персональных данных; положение об обработке и защите персональных данных; политика в отношении обработки персональных данных; правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации; приказ об утверждении мест хранения персональных данных и лицах, ответственных за соблюдение конфиденциальности персональных данных при их хранении. Устранение последствий нарушений законодательства РФ производится в соответствии с действующим законодательством РФ, в соответствии с положением об обработке и защите персональных данных, а также в соответствии с инструкцией администратору безопасности персональных данных и в соответствии с порядком резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации. Внутренний контроль соответствия обработки персональных данных законодательству РФ в данной сфере производится в соответствии с планом внутренних проверок, инструкцией администратора безопасности и положением об обработке и защите персональных данных. Для информационной системы персональных данных разработана модель угроз безопасности персональных данных, в которой при определении опасности угроз проводится оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства. На сайте www.example.ru опубликована политика в отношении обработки персональных данных. Для информационной системы персональных данных разработано техническое задание на создание системы защиты информации и эскизный проект системы защиты информации, предусматривающий выполнение определенных законодательством мер для информационной системы третьего уровня защищенности, а также мер, направленных на нейтрализацию угроз, определенных как актуальные в модели угроз безопасности. Эскизный проект полностью реализован, что говорит о выполнении определенных законодательством мер и о нейтрализации актуальных угроз безопасности в информационной системе персональных данных. Проведена оценка эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных. Учет машинных носителей производится в соответствующем журнале. Обнаружение фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятие мер осуществляется с помощью используемых средств защиты информации в соответствии с инструкцией администратора безопасности. Правила доступа к персональным данным утверждены в соответствующем положении, технически реализуются с помощью средств защиты информации. Сотрудники, допущенные к обработке персональных данных, проходят инструктажи по информационной безопасности, подписывают соглашение о неразглашении персональных данных, ознокамливаются с документами по защите персональных данных под роспись.

В сведениях об обеспечении безопасности персональных данных указывается перечень средств защиты информации, применяемых в ИСПДн. К счастью, эти сведения не публикуются в открытом доступе для всех желающих, поэтому можно указывать все используемые СЗИ.

Дата начала обработки ПДн обычно совпадает с датой основания компании (регистрации).

В следующем пункте обычно выбирается «Условие окончания обработки ПДн» и в качестве условия указывается «Прекращение деятельности организации».

В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанных в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов].

В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем еще раз перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудники, соискатели на вакантные должности, контрагенты, клиенты». В общем еще раз повторяем то, что уже указали в предыдущем пункте.

В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка.

Далее указываем способ обработки ПДн, обычно это «смешанная, с передачей по внутренней сети юридического лица, с передачей по сети Интернет».

Затем от нас хотят узнать, передаем ли мы ПДн за границу. Если нет, то декларируем отсутствие трансграничной передачи. Если да, придется еще и указать все страны, в которые передаются данные.

И последнее в этом блоке — использование криптографии. Если она не используется, то идем дальше. Если отвечаем утвердительно, то нас попросят написать наименования таких средств защиты и их класс. Все эти данные можно узнать из документации на криптосредство. Скажу здесь лишь, что криптосредства классов КВ и КА используются для гостайны, а гостайна 152-ФЗ не регулируется, поэтому в обычных ИСПДн могут быть 3 варианта используемого криптосредства — КС1, КС2 или КС3 (и то, скорее даже варианта 2, потому что КС1 практически не применим из-за положений 378 приказа ФСБ).

Следующий раздел формы появился с 1 сентября 2015 года. Всем, кто заполнял уведомление давно, необходимо внести в него изменения и дополнить его данными о ЦОДе. Да, не удивляйтесь, локальная база 1С-Бухгалтерии, развернутая на компьютере главбуха это в понимании Роскомнадзора тоже ЦОД… Так вот, о чем я? Выбираем страну, в которой располагается наш «ЦОД» и указываем его адрес. Дальше с одной стороны вроде бы нужно указать является ли «ЦОД» нашей собственностью или нет и если нет, то указать данные владельца площадки. Но эти пункты почему-то не отмечены как обязательные. Поэтому мое мнение — забиваем и идем дальше. Кстати, если у вас несколько ИСПДн, то данные «ЦОДа» нужно указать для каждой отдельно. Даже если речь идет об одной единственной серверной.

Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн . Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.

В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.

Затем ставим галочки «на все согласен», вводим капчу и жмем большую кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем форму необходимо распечатать, подписать, поставить печать организации (если есть) и отправить аналоговой почтой в свое управление Роскомнадзора. Через некоторое время, ваши данные внесут в реестр.

Основания для составления документа

Содержание

Рекомендации по оформлению

Как правильно заполнить?

Полезное видео